В розничной торговле применяется несколько способов учета товарных остатков на складе:

Суммовой учет.

Суммовой учет предполагает учет поступления и выбытия товаров только в денежном выражении. Применение такого учета не требует специальных средств автоматизации. Суммовой учет применяется как правило в продуктовых магазинах, при торговле весовым товаром либо товаром не имеющим торговой упаковки. В случае применения данного способа учета в автоматизированных торговых точках как привило в информационной системе заводится так называемый «Прайс-лист» в котором фиксируется розничная цена для каждого наименования товара. Действие прайс-листа может быть ограниченно по времени, при необходимости изменить розничные цены можно создать новый прайс-лист, либо изменить цену для конкретного товара в действующем. Одновременно может действовать несколько прайс-листов, в которых зафиксирована разная цена для одного и того же наименования товара, к примеру если необходимо сформировать для одного покупателя персональные ценовые условия, или специальные цены действующие в выходные дни и т.п. По сути о имеющемся на остатках товаре известна только цена зафиксированная в определенном прайс-листе, товар не имеет уникального признака по которому можно узнать историю его движения (когда и от кого приходил, когда продавался и т.д.).

Предметно-количественный (партионный) учет.

В организациях применяющих данный способ товар учитывается по количеству в натуральных (торговых) единицах, и по стоимости в денежном выражении. Ведение предметно-количественного учета в розничной торговле без применения средств автоматизации крайне затруднительно. На сегодняшний день большая часть аптечных учреждений применяют данный способ учета товара, во многом это обусловлено спецификой фармацевтического бизнеса. Программный комплекс «ГБ-Аптека» позволяет эффективно вести предметно-количественный, а точнее «партионный» учет товара в аптеке. Для каждой поступающей на склад партии товара в системе фиксируется информация о цене поставщика, цене производителя, сроках годности и т.д., а так же автоматический по заданному алгоритму высчитывается розничная цена и генерируется уникальный признак – Внутренний штрих-код. Вся эта информация записывается в базе данных системы в виде объекта под названием «Серия товара». Таким образом если в аптеку в течение недели несколько раз поступало одно и тоже наименование товара в системе для каждой партии создастся своя серия. Таким образом, если аптека работает с использованием внутреннего штрих-кода каждая единица товара имеет уникальный признак по которому без труда можно узнать всю необходимую информацию о товаре.

Какие преимущества дает предметно-количественный учет в аптеке?

• Контроль в режиме реального времени остатков товара на складе, в любой момент времени можно получить информацию о том, какое количество товара и на какую сумму находиться на складе. Прогнозировать потребность на основе аналитических отчетов.

• Полная история о движении товара, когда и от какого поставщика приходил, когда и какому клиенту продавался, на каких условиях (со скидкой или без).

• Применение гибких систем ценообразования, в том числе с учетом ценовых условий поставщика. 

• Оперативное выявление ошибок персонала, излишки или недостачи обнаруживаются сразу, а не во время следующей инвентаризации, что позволяет «по горячим следам» узнать причины данных ошибок и своевременно их исправить.

• Быстрое и качественное проведение промежуточных инвентаризаций, возможность проведения частичных инвентаризаций. 

• Снижение вероятности хищения товара собственными сотрудниками, фиксация в программе всех операций производимых с товаром позволяет без труда выявлять и пресекать факты хищения.